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TOEIC(トイック)の勉強は仕事に役立つのか?!メールなどの実務経験を踏まえて徹底解説!

TOEIC 仕事

今回はビジネスメール(英語)についてです。

海外とやり取りする部署に行きたい人、現にやり取りをしている人は参考にしてもらえればと思います。

 

海外の方にメールするときに、特段意識していることは以下の3つ。

 

Point

・「平易な文章」で簡潔に書く

・「相手にやってもらいたいこと」をダイレクトに書く

・遠回し表現・挨拶は最小限に

また、英語を沢山勉強している人が逆に陥ってしまいそうな

ビジネスメールのミスも紹介します。

お恥ずかしながら、自身の実体験を踏まえて書きます。

 

★前置きよりも「具体的な書き方」を知りたい方

 

実践編まで飛ばしちゃってください。

 

英語ビジネスメールの位置づけ・書く時の注意点

日本語で普段からメールに接してる方ならお気づきでしょう。

各言葉が日本語から英語になっただけで、根本的に本質は変わりません。

 

メールは「英作文」ではない。簡潔・シンプルに

 

英語でのメールも、日本語のメールと同様、以下の目的に大別されると思います。

相手からく、正確に情報をもらい、

自分たちの次のアクションを「決める・決める判断材料にする」 

 

そのための手段として、皆さんは日本語でメールを書くとき、相手に

・「正確に、わかりやすく伝える」

・「時間をかけないために、速く・シンプルに書く」

 

と気をつけているでしょう。

 

避けなければならないのは「メールが無視される」

or「何が言いたいの?」の返信です。

 

英語ビジネスメールの失敗あるある 実体験を踏まえて

 

TOEIC600~800クラスの方が、陥りがちな失敗パターンを紹介します。

基礎は取得しており、難単語と言われる語彙にも、手を伸ばせる人たちです。

「英語はしっかり書かなきゃ」と考えてしまうのもこのスコア層です。

 

かくいう私も、海外とのやり取りを始めた頃は、先輩によく注意されました。

◯◯くん、君は確かに色々な表現をよく知っているし、英語力もある。でもこのメールはゴチャゴチャし過ぎ。相手に必要な事が伝わらないよ?

 

・文章が長い、英単語が妙に難しい

以下に当てはまる人は要注意です。

 

・"簡単な"英語だと「文章力がないかも」と考えてしまう

・短い文章だと、「言いたいことが伝わらないかも」と考えてしまう

・表現が分からず、「和英辞典」で調べた英単語を使う

 

ビジネスで英語を使用する人のうち、約8割近くが非ネイティブです。

つまり、5人に4人は、日常会話に英語を使っていません。

 

社会人になると、”正しい”表現より、言葉を伝えて、

それに対する期待した答えが返ってくる方が大事ですよね。

 

もちろん、相手に誤解されないアウトプットは大事ですが、

ネイティブが無意識に書く綺麗な文章を再現しようとする事とは別です

 

・丁寧、遠回しすぎる言い方が多く、相手に意図が伝わらない

 

「Dear 〇〇san,」(軽い挨拶)  [内容]「Best Regards, (署名)」

といったテンプレに沿っていれば十分です。

 

会社によって、表現には多少の違いがありますが、

CCで流れてくる社内メールを参考にすれば問題ないと思います。

 

ここで自分の失敗談を。

海外の関連会社に、とある内容のチェック→確認依頼のメールをしました。

返信は数日来ず。納期から逆算し、とうとう見かねた上司が

私に指摘したときの思い出です。

 

あまりに直球な表現をすると失礼かな…カタカタ

(前略)I am sorry but I was wondering if you would confirm whether the content of the attached file is proper or not.

Provided you are busy, notification of this matter is appreciated.

I would be glad to give your feedback time when you have some time…(以下略 ※極端な誇張です)

 

メール受信 (※事実に近いであろう推測)

@とある南の国

(長!何言いたいのこのメール。くどすぎ。)

どう返せばいいかわからん。え?返信してほしいの?どっちでもいいの?

まー必要ならまたメール来るでしょ。放置。

 

オフィスにて

あれって急ぎの依頼メール?

くだりが長すぎ。相手が返信困っちゃうよ。

 

課長すいません、相手マネージャーですし、

失礼があったらと思って…

 

いやいや、相手が返信に困るメール出すほうが失礼でしょ。

返信止まってるじゃん。業務に影響出たら他の人に迷惑かかるよ。

依頼はハッキリと書くべきだよ。

 

ぐうの音もない正論でした。

丁寧に書こうとした結果、逆に分かりにくい失礼な文章になっていた。

書く時間もかかった上、返信も来ない。埒があかず、上司がシンプルにメール。

 

 

Hello. Could you check this attached document?

Please tell me if it is OK by tomorrow.

 

Sorry for late reply.

It's almost correct!  Please see my feedback colored yellow.

 

すぐにメールは返ってきました。依頼相手、上司にも迷惑をかけてしまった。

 

このとき以来、要求・依頼はクリアに書くようにしました。

相手の返信速度が格段に上がりました。

 

 

・自分で文章を作ろう!と息巻いてしまう

 

あくまでもメールは相手から答えを引き出すためのツールです。

受験のような「英作文」は必要ありません。

挨拶も依頼文も、周りからコピペしましょう。

 

最低限のマナーがあれば全く問題有りません。

むしろ、色々自分で付け足すほうがBADになりやすいです。

料理と同じです。レシピ通りに作って相手にふるまいましょう。

 

シンプルな文章、そしてそのメリットとは。

以下の3つが、失敗を含めた経験から考えた「シンプルな文章がもたらすメリット」です。

  • 相手にしてもらいたいこと(事柄)・いつまでにしてほしい(期限)が明確
  • 簡単な表現に言い換えられ、辞書で単語を調べる必要がない/少ない
  • 返信相手も簡潔な文章を送ってきやすいため、読むのが楽、早い

 

・相手から早い返信が期待できる

相手の立場にもよりますが、基本的には、丁寧語を抑えておけば問題ありません。

「経験的に、アイツにこの人宛のメールを送るらせるのはまだ早い!」

と判断されていれば、事前添削が入るか、業務は振られません。

 

細かい表現は、それこそTOEICや10代の勉強で培ったパラフレーズ(言い換え)を

差し替えればいいと思います。そのための勉強です。

 

「そんなもんあるか!!」って人は学習法・勉強法のカテゴリをご覧ください。

「独学で出来るか!」って人はスクーリングもアリです。

 

多少費用がかかりますが、

「英語のために業務時間で悩む時間」→「他の業務に費やせる時間」

そして「英語が出来るから広がる仕事の幅」「業務経験」といった、

リターンは山程あり、あっという間に回収できます。

 

シンプルな文章にはシンプルな文章が返って来る。返信を読みやすい。

 

これとは逆のパターンを考えてみましょう。自分のレベル以上に、

「きちんと書こうと」時間をかけ、「正しい」表現を使ってメールをしたら?

 

相手は「ああ、この人は英語苦手ではないんだな」と思うでしょう。

語彙レベルや表現を自重せずに、返信する可能性は高いでしょう。

 

自分で書き上げるのに時間がかかる上、相手の文章を読むにも時間がかかってしまう。

送信時も、受信時も、単語辞書検索のオンパレード。

負のループでしかないですね。

 

「書いて送る」→「きた返信を読み返す」の2回分、楽が出来ます。

そもそも、英語ネイティブのビジネスメールの表現は長くありません。

 

よくある「英語長文」というのは、ニュース記事、雑誌、

論文、契約書といった、そもそもが「読む物」です。

 

逆にメールは「読む物」ではありませんよね。

同じ内容を電話で訊いても、望んだ答えが返ってくればそれでよいわけで。

 

ビジネスメールはこう書こう 実践編

前置きが長くなりましたが、実際に英語で1ジャンル、

試しに文章を作ってみましょう。

 

①宛名→(②前置き)→③内容 ④結び言葉(署名)

 

①②④はテンプレ上等です。Outlookで登録するレベル。

③も、ひな形に慣れておきましょう。TOEICあるあるのやつですね。

 

自社(自部署)である程度尋ね方、言い方が決まっている場合は

それを踏襲するのがベストですが、表現は多く覚えておくに越したことは有りません。

 

依頼・要望

 

一番多いタイプです。

必須要素は「(A)してもらいたい」「(B)○○を」「(C)△△までに」

 

★モデル: [わたしたち]  want系 (A) 依頼相手 to やってほしい事(B) by  期限(C)

 

(A) please/ could you/ S would like (you) to/ <request>/

(B) confirm/ reply/ check /  カクニンV whether /tell/ 他

(C) by [日付] / deadline /  <Due date>/他

試しに文章作ってみますね。

 


 [Request for Review and Appointment]

 

Dear ◯◯◯-san,

Thank you for your usual support.   ※ここまでテンプレ

We have some requests regarding ◯◯.

 

Could you give us your review of the attached file?

Also, please tell me when you attend the meeting.

 

Below are the proposed schedules;

(会議日程が並んでいるイメージ)

 

I would appreciate your reply to the two topics by △/△△.

If you have further questions, Please feel free to contact us. ※以下テンプレ

Best Regards,
◎◎◎

 

 


 

言い換えVer(若干事務的) ※ややカジュアルなので適宜丁寧にしましょう

[<Request> Review and Appointment by xx/xx]

 

Dear ◯◯◯-san,

Hello.  We appreciate your kind cooperation.

Below are our requests;

・To reply your opinion on ◯◯  (See attached files)
・To tell us when you can attend the meeting  (See below)

(会議日程が並んでいるイメージ)

<Due Date> : △/△△

Please give us the two answers by the due date above.

Best Regards,
◎◎◎

 


 

若干違うバージョンを書きましたが、

「2つ」「△△までに」「返答ください」の依頼テンプレートです。

 

複数のことを依頼したら、期限までに欲しい回答がいくつか書いておくと

行き違いを抑えられて良いかと思います。

 

バリエーションはインプットをしたら、好きなようにアウトプットしてください。

「言いすぎかな?」ってくらいハッキリ要求はしたほうがいいです。

 

国や会社によりますが、極稀に、回答が遅れた時、またはやり忘れてた時に

「そんなはっきり聞いとらんし、そっちが悪い」とのたまう輩もいるので…

 

ただし、ハッキリ要求するのと、高圧的・威圧的なのは全く別物です。

この辺は勉強で引き出しを増やしておきましょう。

 

本番が怖いなら、シミュレーションを講師等とやるのも手です。

「この依頼のやり方、どう思われます?」

( Could you give me your review of my request?)

 

オススメはCamblyです。ネイティブとお話して「温度感」を掴みましょう。

 

キャンブリー(Cambly)とは!?料金や評判、口コミや使い方も含めて徹底解説する!

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土台はTOEIC勉強でも培われる / 英語学習は趣味に活かせ!

 

TOEICかよ!?みたいな文章を書いてしまいました。

 

事実、TOEICはビジネス英語の測定に用いられますし、

テーマはビジネスシーンや日常会話です。

 

TOEICじゃ英語能力上手く測れないんじゃないの?」「勉強必要あんの?」

という方も割といますよね。確かに全ての英語能力を測れるわけではありません。

それに、仕事を思い出す事が多い試験なので、賛否分かれるのは当たり前です。

 

でも、世間の英会話スクールにTOEICコースが沢山あるのは何故か

赴任要件・昇進要件、選考での要素に使う企業があるのは何故か。

 

色々な理由があると思うので、一概には言えませんが、

「需要」「一定の能力担保」に関係していることは事実です。

 

また、言語はコンテンツに接するための「手段」です。

好きなアーティストの歌詞やMCが心に響いたり、

名作映画でのセリフにしびれたことは有りませんか?

 

英語が上達すると、「この世で一番種類が多いコンテンツ」を

日本のモノに近い感覚で楽しめます。

楽しいこと・シビれる機会が100万倍くらい増えますよ!

言うまでもなく、音楽好き、映画好きは楽しい度、ガン上がりです。

スポーツ観戦も、実況が熱のこもる理由・場面がわかったりしますよ。

 

オンラインが発達し、言語がボーダーレスになってる世の中、

「一番共通言語として使われる言葉」を身に着け、

人生が楽しくなるツールを増やしちゃいましょう。

おわりに

30歳を超えてから独学で英会話を身につけた記者と、現在社会人をしながら英語学習を継続中の記者、2人の視点から見た英語スクールを

  • 結果のコミットメント
  • 講師やカウンセラーの質
  • 学習メソッド
  • 価格
  • 通いやすさ

という観点からおすすめ順にランキング形式で纏めました。

参考になると思いますので、是非ご覧いただければと思います。

 

 

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